Aviso de privacidad para empleados
CENTRO DE POSTGRADOS DEL ESTADO DE MÉXICO, A.C.
(En lo sucesivo “CPEM”)
Avenida Chapultepec No. 133, Colonia Juárez, Alcaldía Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06600.
A TODOS NUESTROS EMPLEADOS
El presente Aviso de Privacidad tiene como finalidades (i) dar cumplimiento a lo establecido por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y demás disposiciones vigentes sobre la materia (en adelante las “Disposiciones de Protección de Datos Personales”); (ii) delimitar los alcances y condiciones generales del tratamiento de datos personales, así como informarles a sus Empleados, a fin de que estén en posibilidad de tomar decisiones informadas sobre el uso de sus datos personales, y de mantener el control y disposición sobre ellos y, (iii) permitir al CPEM transparentar dicho tratamiento y, con ello, fortalecer el nivel de confianza de sus Empleados.
I.- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El CPEM solicita datos personales de sus Empleados con la finalidad de: (i) identificarlos, (ii) poder celebrar contratos individuales de trabajo y/o de prestación de servicios, (iii) conformar los expedientes del personal, (iv) tramitar las credenciales y/o identificaciones para el acceso a los centros de trabajo donde laboran y/o prestan sus servicios, (v) informarles sobre sus prestaciones laborales, (vi) darlos de alta en el Instituto Mexicano del Seguro Social y demás organismos, dependencias, instituciones o entidades gubernamentales de carácter laboral, de vivienda o de seguridad social, ya sean municipales, estatales o federales, que conforme a la legislación aplicable sea procedente, (vii) aperturar cuentas bancarias a su nombre en cualquier institución financiera, (viii) contratarles seguros y/o fianzas, en caso de ser aplicable, (ix) otorgarles información relacionada con la prestación de los servicios y las actividades que llevarán a cabo en el CPEM, (x) para la impartición de materias y/o cursos de enseñanza y la implementación de proyectos didácticos de todo tipo y, (xi) para contactar a sus familiares o referencias en caso de una emergencia. Igualmente, se informa a los Empleados que las finalidades que dieron origen a la existencia de la relación jurídica son las enunciadas en los incisos (i), (ii) y (iii) y aquellas que servirán al mantenimiento y/o cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la relación jurídica entre el Empleado y el CPEM son las contenidas en los incisos (iv) a (xi).
A través del presente Aviso de Privacidad, el CPEM garantiza el derecho de sus Empleados para manifestar su negativa al tratamiento de sus datos personales con relación a las finalidades antes enunciadas, y aquellas que el Empleado considere que no son necesarias para la relación jurídica, para lo cual el Empleado deberá informar al CPEM sobre su negativa al momento en que el CPEM le ponga a su disposición el presente Aviso de Privacidad. Lo anterior, sin perjuicio de su derecho a revocar el consentimiento que previamente hubiere otorgado, o bien, para ejercer su derecho a oponerse al tratamiento de sus datos en términos de las Disposiciones de Protección de Datos Personales; derechos que en todo caso serán garantizados por el CPEM.
II.- OBTENCIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
El CPEM recaba los datos de sus Empleados (i) de manera personal, (ii) por teléfono, (iii) por medios electrónicos y (iv) por cualquier otro medio permitido por las Disposiciones de Protección de Datos Personales. Los datos que el CPEM Recaba de sus Empleados son tratados a través de medios técnicos, administrativos y digitales adecuados que permiten proteger su información. Los datos de los Empleados del CPEM reciben un tratamiento secreto y confidencial por parte del CPEM, quien adopta para tal efecto las medidas necesarias para evitar su daño, alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Por su parte, el Empleado declara, bajo protesta de decir verdad, que sus datos son exactos, auténticos y completos, y son responsabilidad del Empleado que los proporciona, por lo que se libera totalmente al CPEM de cualquier responsabilidad relacionada al respecto. Los datos que sus Empleados, libre y voluntariamente, proporcionan al CPEM incluyen: su imagen o fotografía, datos de identificación, familiares, académicos, laborales y patrimoniales. Adicionalmente, cuando se trate de Empleados con alguna discapacidad, el CPEM podrá recabar datos personales sensibles respecto a su estado de salud, con la finalidad de cuidar el mismo; datos que en todo caso serán actualizados por lo menos una vez al año.
III.- EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN U OPOSICIÓN (DERECHOS ARCO)
Sus Empleados serán responsables de la exactitud, veracidad, autenticidad y vigencia de sus datos. Los Empleados del CPEM tienen el derecho de (i) acceder a los datos personales que les fueron recabados, (ii) a rectificar sus datos, en caso de ser estos inexactos o incompletos, (iii) a cancelar sus datos cuando a su consideración no sean necesarios para alguna de las finalidades señaladas en el presente Aviso de Privacidad y legalmente sea procedente y, (iv) a oponerse al tratamiento de dichos datos, en términos de las Disposiciones de Protección de Datos Personales.
IV.- REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO
En cualquier momento el Empleado podrá informar al CPEM su determinación de revocar el consentimiento que previamente se hubiere otorgado para el tratamiento de los datos personales, de acuerdo con las finalidades descritas en el presente Aviso de Privacidad, a fin de que el CPEM deje de hacer uso de los mismos y siempre y cuando el consentimiento que se pretenda revocar no derive de una relación jurídica contractual con el CPEM, que las Disposiciones de Protección de Datos Personales lo permitan o que así se hubiere pactado expresamente entre el CPEM y el Empleado. En todos los casos la revocación del consentimiento no tendrá efectos retroactivos. Los medios y el procedimiento para hacerlo efectivo se mencionan en el apartado V del presente Aviso de Privacidad.
V.- MEDIOS Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO Y PARA LA REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO
Los Empleados del CPEM podrán ejercer sus derechos ARCO y revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, a través de la solicitud respectiva, que podrá ser obtenida en forma gratuita, solicitándola en el Departamento de Servicios Escolares del CPEM ubicado en el domicilio señalado en el presente Aviso de Privacidad. Dicha solicitud indicará los requisitos y el procedimiento para el ejercicio de los derechos ARCO y/o para la revocación del consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, mismos que a continuación se describen: Recibida la solicitud físicamente por el Empleado, deberá llenarla y una vez que quede debidamente requisitada por escrito, deberá entregarla físicamente en el Departamento de Servicios Escolares del CPEM, quien deberá asegurarse de que quede acreditada la identidad del Empleado (titular de los datos personales), o bien, la representación legal del mismo, por medio de la identificación oficial vigente y el poder del representante legal, en su caso (mismos que quedarán adjuntos al expediente) con lo cual el Empleado obtendrá su acuse de recibo. Una vez recibida la solicitud por parte del Empleado o de su representante legal, el CPEM dará respuesta por escrito a la misma dentro del término de 20 (veinte) días naturales posteriores. La respuesta se pondrá a disposición del Empleado en el Departamento de Servicios Escolares del CPEM, que se encuentra en el domicilio especificado en este documento, dentro del plazo antes señalado. En caso de resultar procedente, el CPEM cumplirá con lo solicitado dentro de los 15 (quince) días naturales posteriores.
VI.- LIMITACIÓN DEL USO O DIVULGACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES
Cuando el tratamiento de los datos personales del Empleado no se refiera a aquellos necesarios para cumplir con una obligación legal o contractual (cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la relación jurídica existente entre el Empleado y el CPEM), el Empleado tendrá el derecho a solicitar al CPEM la limitación en el uso y/o divulgación de sus datos por medio de la solicitud escrita que el CPEM le proporcionará, para que en caso de resultar procedente el CPEM registre los datos personales del Empleado en los listados de exclusión dentro del término de 20 (veinte) días naturales contados a partir de la presentación física de la solicitud respectiva en el Departamento de Servicios Escolares del CPEM que se encuentra en el domicilio especificado en este documento.
VII.- TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES POR EL CPEM
El CPEM utiliza los datos personales de sus Empleados exclusivamente para los fines señalados en el presente Aviso de Privacidad y los conservará por el tiempo que las disposiciones legales señalan. El CPEM únicamente comparte y/o transfiere los datos personales de sus Empleados con (i) terceros o proveedores, personas físicas o morales que le prestan servicios al CPEM o a sus Empleados, (ii) instructores o capacitadores, (iii) con cualquier persona con la que el CPEM tenga una relación contractual y se requiera la transferencia para el cumplimiento de las finalidades señaladas en el presente Aviso de Privacidad, (iv) con empresas que recaban datos sobre la trayectoria, desempeño, capacidad y confiabilidad laboral de empleados, (v) con instituciones financieras, (vi) con el Instituto Mexicano del Seguro Social y demás organismos, dependencias, instituciones o entidades gubernamentales de carácter laboral, de vivienda o de seguridad social, ya sean municipales, estatales o federales, que conforme a la legislación aplicable sea procedente, (vii) cuando así se requiera por disposición legal o por orden de autoridad competente, debidamente fundada y motivada y (viii) en los supuestos señalados en el artículo 37 de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Fuera de los casos enunciados, usted tiene la confianza de que sus datos no serán transferidos a terceras personas sin su expreso consentimiento.
En todo caso, el CPEM garantiza que las finalidades del tratamiento de los datos personales del Empleado serán respetadas por los terceros receptores cuando se verifique alguna de las transferencias antes enunciadas. Los terceros receptores de los datos personales de los Empleados podrán ser empresas o instituciones que se dediquen o tengan un giro similar al del CPEM, instructores y/o capacitadores, personas físicas o morales que presten servicios a los empleados del CPEM, Instituciones Financieras, empresas que se dedican a llevar a cabo estudios socioeconómicos, empresas de reclutamiento y selección de personal y, el Instituto Mexicano del Seguro Social y demás organismos, dependencias, instituciones o entidades gubernamentales de carácter laboral, de vivienda o de seguridad social, ya sean municipales, estatales o federales, que conforme a la legislación aplicable sea procedente.
Las finalidades de las transferencias antes enunciadas perseguirán (i) el cumplimiento de las Disposiciones de Protección de Datos Personales y de las finalidades señaladas en el presente Aviso de Privacidad, (ii) el mantenimiento y/o cumplimiento de las obligaciones y derechos contraídos por medio de los contratos celebrados entre el CPEM y sus Empleados, (iii) la realización de estudios socioeconómicos a sus Empleados, (iv) el control de las bajas y altas que existan en la nómina y/o plantilla de prestadores de servicios del CPEM, (v) la recomendación del Empleado por su trayectoria, desempeño, capacidad y confiabilidad laboral a empresas que soliciten datos laborales, (vi) la apertura de cuentas bancarias a sus Empleados en instituciones financieras, (vii) la contratación de los seguros que el CPEM proporciona a sus Empleados, en caso de ser aplicable, y (viii) la prestación de los servicios a sus Empleados con relación a las actividades que lleven a cabo.